Срок хранения счетов на оплату

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

Чтобы не подвергать себя и свое предприятие подобным рискам, а заодно и упростить себе задачу по созданию архива счетов, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты проверят имеющиеся в наличии бумажные экземпляры, выявят недостающие документы и выполнят подшивку в соответствии с актуальными нормативными требованиями.

Сколько должны храниться счета, определяется законодательными нормами. В частности, статья 29 Закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. и Постановление от 19.08.2017 № 981. говорят о том, что эти документы подлежат хранению в течение 5 пяти лет после окончания отчетного квартала, в котором они были оплачены. Архивироваться должны не только бумажные экземпляры, но и электронные счета копии.

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 утверждена Инструкция по применению нового Перечня типовых управленческих архивных документов. Инструкцией установлено, что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается (п.4.3 Инструкции).

Еще почитать --->  Права члена снт в 2021 году

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ (п.4.5 Инструкции).

Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. В данном случае организация сама определяет срок хранения указанных документов. Но этот срок не может быть менее одного года (п.4.6 Инструкции).

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (п.4.7 Инструкции).

Срок хранения «Постоянно» означает, что если организация не является источником комплектования государственного архива, то документы нужно хранить не менее 10 лет (п.4.4 Инструкции).

Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (п.4.9 Инструкции).

Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах:

1) в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

В течение такого же срока, то есть 5 лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп.5 п.3 ст.24 НК РФ). Аналогичные выводы содержатся в письме Минфина России от 30 марта 2012 г. N 03-11-11/104.

Повышены штрафы за нарушения при хранении бухгалтерских и кадровых документов (Федеральным законом от 15.10.2020 N 341-ФЗ внесены изменения в статью 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которыми несоблюдение правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов повлечет предупреждение или штраф:

— от 1000 до 3000 руб. — для граждан;

— от 3000 до 5000 руб. — для должностных лиц;

— от 5000 до 10000 руб. — для юридических лиц).

Приказы о привлечении к работе в выходные и праздники можно хранить не дольше 5 лет (Письмо Росархива от 21.09.2020 N Р/Т-1279)

Срок хранения счетов на оплату

Покупка товаров, оплата услуг, погашение кредитов и займов – все эти действия подтверждаются документами, которые со временем копятся дома. Когда таких «бумаг» становится слишком много, возникает вопрос: а сколько времени необходимо хранить квитанции и чеки? Может от каких-то из них можно уже избавиться?

В отношении товаров, на которые гарантийные сроки или сроки годности не установлены, потребитель вправе предъявить указанные требования, если недостатки товаров обнаружены в разумный срок, но в пределах 2-х лет со дня передачи их потребителю, если более длительные сроки не установлены законом или договором (ст. 19 Закона РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-I).

Еще почитать --->  Подарок сотруднику налогообложение 2021

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03–03–02/84.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Сколько необходимо хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Обуславливается тем, что ИФНС, другие контролирующие организации могут проверять документы за три предыдущих года, при необходимости – больше (например, если проверка началась раньше, и сроки были продлены), причем проверять могут обе стороны – плательщика, управляющую компанию, сверять их данные в рамках встречных проверок. Но это касается компаний.

Для тех, кто предпочитает уменьшить объем хранения, можно посоветовать применять современные методы – например, сохранять электронные копии квитанций и чеков. Получить информацию можно через историю платежей в банке, если деньги перечислялись через счет или с помощью карты.

Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. руб.

Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия – от подшивки документов до их уничтожения.

Срок хранения счетов на оплату

  • меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
  • меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Еще почитать --->  Отключили свет как узнать когда дадут куда звоните в саратове

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Срок хранения счетов на оплату

Покупка товаров, оплата услуг, погашение кредитов и займов – все эти действия подтверждаются документами, которые со временем копятся дома. Когда таких «бумаг» становится слишком много, возникает вопрос: а сколько времени необходимо хранить квитанции и чеки? Может от каких-то из них можно уже избавиться?

В отношении товаров, на которые гарантийные сроки или сроки годности не установлены, потребитель вправе предъявить указанные требования, если недостатки товаров обнаружены в разумный срок, но в пределах 2-х лет со дня передачи их потребителю, если более длительные сроки не установлены законом или договором (ст. 19 Закона РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-I).

При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). И скорее всего – этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т.п. будет уже невозможно. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы.

Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов. Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму (ст. 126 НК РФ). Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

Сколько необходимо хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Для взыскания долгов управляющими компаниями, ТСЖ, ресурсоснабжающими организациями применяется общий срок исковой давности – 3 года со дня неисполнения обязанности по уплате причитающихся сумм ( ст. 196, 200 ГК[3]). Конечно, лишние бумаги создают определенные неудобства, однако лучше их все же хранить.

В случае споров доказательствами внесения средств потребителями на счет управляющей компании служат платежные документы. Для судебного разбирательства важен факт оплаты – по закону потребитель обязан доказать оплату, а без соответствующего документа оправдаться не получится.

Как хранить первичные документы

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.