Акт инвентаризации дел по начислениям за недостачи, растраты и кражи

Содержимое

Акт о недостаче товара при инвентаризации
Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
НОВОСТИ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Что делать работодателю в случае выявления кражи или недостачи
Взыскание недостачи с материально ответственного лица
Как оформить недостачу при инвентаризации
Как правильно составить акт хищения материальных ценностей? Пошаговая инструкция

Содержание

Акт о недостаче товара при инвентаризации
Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
НОВОСТИ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Что делать работодателю в случае выявления кражи или недостачи
Взыскание недостачи с материально ответственного лица
Как оформить недостачу при инвентаризации
Как правильно составить акт хищения материальных ценностей? Пошаговая инструкция

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

Списание с учета похищенных или испорченных МПЗ оформляется актом на списание материалов, где указываются наименование списываемых материалов и их отличительные признаки, количество, фактическая себестоимость, установленный срок хранения, дата (месяц, год) поступления материалов, причина списания, информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным. Акт составляется по форме, содержащей обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Современная позиция судов состоит в том, что выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, не является операцией, облагаемой НДС только в том случае, когда налогоплательщик не только зафиксировал факт выбытия, но и подтвердил, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам. Если это не подтверждено, судам надлежит исходить из наличия у него обязанности исчислить НДС по правилам, установленным п. 2 ст. 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации (см. п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2022 N 33, постановления АС Дальневосточного округа от 24.01.2022 N Ф03-5265/18 по делу N А80-115/2022, АС Северо-Кавказского округа от 13.06.2022 N Ф08-2773/17 по делу N А32-27385/2022, АС Поволжского округа от 30.01.2022 N Ф06-17037/16 по делу N А12-24900/2022, АС Уральского округа от 05.12.2022 N Ф09-10965/16 по делу N А60-8786/2022, АС Московского округа от 02.11.2022 N Ф05-14434/15 по делу N А40-10618/2022).

Еще почитать —> Налог На Имущество Физических Лиц Почему Я Его Должен Платить

НОВОСТИ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

В соответствии с п.2 ст.243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Согласно ст.244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части 1 статьи 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество.

В силу ст.247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт. Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим кодексом.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Что делать работодателю в случае выявления кражи или недостачи

При выявлении фактов утраты имущества (или иных действий, например обвешивания, обсчета покупателей, использования подотчетных ценностей в личных целях, уничтожения ценностей и т. п.) первое, что должен сделать работодатель, – потребовать у сотрудника разъяснение. Придумывать причину содеянного работник может два дня. Именно такой срок отводит на это Трудовой кодекс (ст. 193 ТК РФ). Запрашивать объяснения желательно письменно, вручив данное требование сотруднику под роспись. С этого момента необходимо документировать каждый шаг. Так, если сотрудник разъяснения не представил, это нужно зафиксировать в акте.

Стоит отметить, что работодатель вовсе не обязан увольнять сотрудника, попавшегося на краже или сомнительной недостаче. Увольнение в связи с утратой доверия (на основании п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и совершением по месту работы хищения чужого имущества (пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) является мерой дисциплинарного взыскания, которую работодатель может применить к работнику (или не применить) по собственному усмотрению.

Еще почитать —> Региональные льготы ветеранам труда рязанская область

Взыскание недостачи с материально ответственного лица

Вопросы, касающиеся недостачи являются сложными и трудоемкими, особенно если еще и отсутствует надлежащее оформление. Работник может столкнуться с незаконным удержанием из зарплаты в счет недостачи или понуждением о возмещении суммы, превышающей его зарплату. В данном случае лучше обратиться за юридической помощью к нашему юристу по трудовым спорам.

Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя. Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили. Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.

На взыскание недостачи в сумме среднего заработка обязательно должен быть издан приказ руководителя компании, с которым его знакомят под роспись. В случае пропуска срока взыскания, а также сумме недостачи свыше среднего заработка работодатель может попытаться договорится с сотрудником о погашении в добровольном порядке, либо подать иск в суд.

Не всегда инвентаризация негативное явление и не всегда она требует поиска виновного лица. Иногда подобное явление считается частью рабочего процесса. В этом случае большинство владельцев предприятий списывают недостачу как расход на развитие компании.
Однако даже эта процедура требует соблюдения установленного законом порядка, иначе придется нести ответственность за неуместную растрату денег или продукции. К таким случаям стоит отнести:

Как оформить недостачу при инвентаризации

Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.

При окончательном расчете уволенного вахтера бухгалтер не учел суммы ранее выплаченного ему аванса и выплатил заработную плату за полный месяц. Суд отказал во взыскании излишне выплаченных денег, указав, что ошибка не является счетной (математической), а вызвана отсутствием должного контроля за выплатой авансовых платежей в организации.

Так, согласно ч. 1 ст. 244 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) договоры о полной материальной ответственности заключаются только с теми работниками, кто непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценностей или иное имущество и при условии, что к моменту заключения такого договора им уже исполнилось 18 лет. Следовательно, договор о полной материальной ответственности заключается в отношении тех ценностей и того имущества, которые обслуживаются или используются работником в своей работе, но не всего имущества работодателя в целом. А значит, полная материальная ответственность по договору для работника наступает только за недостачу соответствующих ценностей и имущества. Собственно, это же следует и из самого понятия договора о полной материальной ответственности, приведенного в ч. 1 ст. 244 ТК РФ. В законе сказано однозначно: договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности — это договоры о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Еще почитать —> Можно Ли Получить Вычет Имущесвенный После Увольнения

Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации.

При оформлении недостачи всегда учитываются её причины. В частности, убытки могут причинены в результате вины третьих лиц или непредвиденных обстоятельств. Учитывается и факт издержек производства. К каждой ситуации применяются отдельные виды бухгалтерских проводок.

Воздействие на ТМЦ чрезвычайных ситуаций в виде пожара, наводнения.
Возникновение непредвиденных ситуаций на предприятии, в результате которых материальные средства или деньги могут быть испорчены или вовсе потеряны на складе.
Некачественная сортировка товара. Например, в магазине могут перепутать два похожих на вид сорта картофеля.

Естественно, факт проверки должен быть зафиксирован документально. В этих целях оформляют приказы, акты, учетные журналы, описи, сличительные документы. Все документы, оформляемые в процессе инвентаризации, должны иметь минимум две копии.

По сути, этот документ официально подтверждает, какие ценности, находящиеся на балансе организации, имеются в наличии. Проверке подвергаются все активы организации. Ведь только так можно узнать, соответствуют ли отчетные документы действительности. Существуют ситуации, при которых проверка должна проводиться в обязательном порядке. Например, ее необходимо проводить перед подготовкой отчета в конце года. Также закон обязывает делать инвентаризацию при реорганизации или полной ликвидации фирмы. Эти действия выполняются и в тех случаях, когда на должность директора или материально ответственного работника приходят новые сотрудники.

Как правильно составить акт хищения материальных ценностей? Пошаговая инструкция

Ниже следует описательная часть. В ней все расписывается подробно, но лаконично. С красной строки или первого положения табуляции – должность, Ф.И.О., в какое время, где (вплоть до части помещения, территории) в присутствии (должность, Ф.И.О.) обнаружил сломанную дверь или другие признаки пропажи.

Как видно из примера, между должностью и Ф.И.О. оставлено большое расстояние для подписи, инициалы стоят перед фамилией без пробела. Или локальными актами закреплено такое расположение как: «Председатель комиссии: инженер Сидоров В.В. подпись» с подписью после Ф.И.О, то инициалы проставляются после фамилии с пробелом. Любой из представленных вариантов будет правильным.

21 мая 1149