Сроки хранения договоров аренды помещения для организации

Изменились сроки хранения документов в компаниях

Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Срок Хранения Договоров Аренды Помещения

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Прежде всего, проводится экспертиза ценности бумаг. Так выделяется особо ценная документация и безошибочно определяется срок хранения договоров в делопроизводстве. Тщательно отбираются и документы, подпадающие под законы о списании договоров. А бумаги, больше не подлежащие хранению, фиксируются в Акте о выделении к уничтожению.

Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся. Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Еще почитать --->  0,5 промилле сколько выпито алкоголя

Договора Аренды Сроки Хранения

Все это необходимо учесть, чтобы правильно согласовать период арендных отношений. Если арендатор в дальнейшем планирует выкупить помещение, то необходимо оформить аренду на срок не менее 3 лет. Если жилищное состояние или возможности помещения явно не соответствуют дальнейшим планам арендатора, то соглашение обычно заключается на непродолжительное время (от 1 года до 3 лет), пока субъект не найдет новое помещение.

Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг. Хранение договоров в архиве на постоянной основе — не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.
Пример системы учета и хранения Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Договор аренды в 2021 году: регистрация в Росреестре и технический план

Первым и главным изменением в системе государственной регистрации прав на объекты недвижимости является появление возможности одновременного внесения сведений и в кадастровый раздел ЕГРН и в раздел ЕГРН о правах на объекты. Основанием для внесения соответствующей информации является в случае аренды недвижимости – соответствующий договор. Это правило установлено п. 2 ст. 14 ФЗ №218. Для каждого конкретного случая обращения в регистрирующий орган законом предусматривается отдельная процедур и порядок. К примеру, ч. 4 п. 3 ст. 14 ФЗ №218 предусмотрено, что одновременное регистрационное действие, – кадастровый учет и регистрация обременений объекта, возможно в случае образования части здания.

Еще почитать --->  Можно Ли Возместить Затраты На Анализы По Омс

Однако создание такого органа не обернулось для Заявителей упрощением процедуры обжалования решений Росреестра – 99% решений комиссии в пользу органа регистрации. Процедура комиссионного рассмотрения только затягивает процесс обжалования (срок рассмотрения 30 дней), а несоблюдение этого порядка ввиду его слабой освещенности законом, приводит к отказам судов рассматривать дела без предварительного рассмотрения их комиссиями Росреестра.

Право субаренды, то есть возможность сдать часть арендованных площадей третьему лицу. Важно определить, имеет ли арендатор такое право. И если имеет, то какой порядок реализации такого права. Например, с предварительного письменного согласия арендодателя или простым уведомлением по факту.

Удобное месторасположение в зависимости от задач бизнеса. Помещение должно находиться в нужном месте. Если открыть модный салон красоты возле промзоны, вряд ли в него выстроится очередь из посетителей. Если в радиусе ста метров уже есть четыре кофейные точки, есть ли смысл открывать пятую?

Сколько хранить договоры в организации

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Срок хранения договора аренды нежилого помещения

Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.

В частности, определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов: первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.150 Перечня типовых управленческих документов); документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — пять лет (п.151 Перечня типовых управленческих документов); лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня типовых управленческих документов); документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — пять лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет (п.155 Перечня типовых управленческих документов); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов); документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня типовых управленческих документов); документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — пять лет (п.167 Перечня типовых управленческих документов).

Еще почитать --->  Административный кодекс хищение

Срок Хранения Договоров Аренды Помещения

1.5. В срок _________ до государственной регистрации настоящего Договора Арендодатель обязуется предупредить Арендатора о правах третьих лиц на Помещение и земельный участок, занятый Помещением, а также предупредить Арендатора об имеющихся недостатках Помещения и прилегающей территории, зафиксировать выявленные Арендатором недостатки Помещения и согласовать с Арендатором сроки их устранения.

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит. Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

Как долго такие договоры и чеки нужно хранить? Есть ли какие-либо требования с точки зрения бухучета или с точки зрения налоговой? К примеру, если налоговая решить провести проверку, то за какой период она может запросить такую отчетность? Есть ли «срок давности»?

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Договора аренды нежилого помещения срок хранения

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. 2 ст. 283 НК РФ)

установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

  • сегодня действует выработанное арбитражем мнение о том, что срок действия контракта с 1-го числа любого месяца текущего года до 30-го (31-го) числа предыдущего месяца следующего года приравнивается к полному году;
  • очень важное разъяснение – контракт, который заключен на неопределенный срок, регистрировать не нужно.

На какой срок можно заключить договор? Минимального срока аренды законодательство не устанавливает. Максимальный – 50 лет. Но законом предусмотрено введение ограничений для некоторых объектов недвижимости (ГК РФ). Например, для коммунальных служб и государственных структур – обычно до 5 лет.

Срок хранения договоров

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.
  1. Сотрудничество с контрагентами поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.