Срок хранения договорв аренды автомобилей

Сколько хранить договоры в организации

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-
обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).
Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.
Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.
Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Еще почитать --->  Судебная практика по алиментам на детей от разных браков на примерах я подала исковое заявление на алименты у мужа есть ребенок от первого брака

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

Срок хранения договорв аренды автомобилей

Приказ МВД России от 19 ноября 1996 г. N 615 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения» утратил силу в связи с изданием приказа МВД России от 12 мая 2006 г. N 340 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Перечнем предусмотрено, что срок хранения документов (протоколов, заключений, справок), послуживших основанием для регистрации, перерегистрации, снятия с учета транспортных средств, составляет 5 лет, а срок хранения реестров регистрации транспортных средств — 75 лет.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Еще почитать --->  Переход с одной пенсии на другую в случае смерти супруга

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Срок хранения договоров

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Особый предмет. В качестве него выступает товар. Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов. Соответственно, на отношения может распространяться обычный или специальный (характерный для складского хранения) режим.
  2. Субъектный состав. В качестве хранителя в рамках сделки может выступать и коммерческая и некоммерческая структура. При этом для последних закон делает оговорку. Некоммерческие организации могут являться хранителями, если эта деятельность направлена на достижение целей, в соответствии с которыми они созданы. Контрагентами выступают субъекты, для которых передаваемые предметы являются продукцией, реализацию которой они осуществляют.
  3. Наличие вознаграждения.

В перечнях рядом с некоторыми типами соглашений стоит отметка «ЭПК». Она означает, что по окончании срока, установленного для их хранения, экспертной комиссией просматривается дело. В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы.

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

  • отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
  • расчет налогов и платежей;
  • разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
  1. Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
  2. Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Срок хранения договоров в организации

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Это весьма непростой вопрос, поскольку именно в связи с этой датой возникает большинство ошибок. Хранение договоров на большинстве предприятий одинаково и начинается с началом календарного года, в котором данный документ больше не имеет силы. Например, есть договор, срок действия которого закончился 15.07.2010 г. Его требуется хранить в течение пяти лет, но уничтожить его можно не 15.07.2015 г., а только с началом 2016 года. То есть отсчет срока идет с 01.01.2011 г., а не с июля предыдущего года. Как правило, с целью минимизации количества ошибок, к установленному ранее сроку добавляют один год. И только после того, как срок хранения договора в организации закончился, документ можно уничтожить.

После того как соглашение будет расторгнуто, поклажедателю возвращается имущество в том же количестве, того же качества и рода. Например, если к хранению принимается 300 мешков зерна, они могут содержаться вместе с зерном других лиц, а после истечения срока соглашенияпоклажедателю будет возвращено такое же количество зерна, соответствующее качеству ранее принятого.

Хранитель обеспечивает: — безопасность охраняемых транспортных средств; — сохранность транспортных средств, внешней комплектности, исправности замков и кузовов. 2.2. Хранитель принимает на хранение транспортные средства чистыми и в технически исправном состоянии.

На основании ст. 689 Гражданского кодекса РФ (далее — кодекс) по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

На основании ст. 607 (объекты аренды) в аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи).

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников. В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них. Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Сколько хранить договора аренды ип

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Но если организация является арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.